Das Unternehmen im Griff dank internen Kontrollsystems: Vier-Augen-Prinzip und Funktionstrennung in der Praxis

Gemäß § 82 Aktiengesetz und § 22 GmbH–Gesetz hat der Vorstand bzw. die Geschäftsführung dafür zu sorgen, dass ein internes Kontrollsystem (IKS) geführt wird, das den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Dieses ist zudem regelmäßig zu überprüfen, um dessen Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit zu kontrollieren und sicherzustellen. Die konkrete Ausgestaltung sowie die Anforderungen an das IKS sind dabei abhängig von Unternehmensgröße und Branche. Gerade in der Wirtschaftsprüfung wird auf das Vorhandensein und die Wirksamkeit dieser Kontrollmaßnahmen ein Augenmerk gelegt.

Die wichtigsten Prinzipien eines internen Kontrollsystems (IKS)

Das IKS umfasst alle Maßnahmen und Kontrollen, mit denen das vorhandene Vermögen geschützt und gesichert und somit die Abwehr von Schäden gewährleistet wird, die fristgerechte und ordnungsmäßige Erstellung des Rechnungswesens gewährleistet und die Durchsetzung der Geschäftspolitik unterstützt wird. Hierbei spielen das Vier-Augen-Prinzip und das Prinzip der Funktionstrennung eine wichtige Rolle. Mithilfe des Vier-Augen-Prinzips soll festgestellt werden, dass kein wesentlicher Geschäftsprozess ohne Gegen­kontrolle erfolgt. Mithilfe der Funktionstrennung werden wesentliche Unternehmensprozesse voneinander getrennt.

Beispiele für die Anwendung im Bereich des Rechnungswesens

Das Vier-Augen-Prinzip findet bspw. Anwendung bei Bankberechtigungen. Hier ist stets darauf zu achten, dass keine Einzelzeichnungsberechtigungen bestehen, sondern dass diese Aufgabe mehreren Personen gemeinsam obliegt. Denn eine Einzelzeich­nungsberechtigung trägt das Risiko einer potentiellen Veruntreuung in sich. Auch bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs soll­ten die Eingabe und Freigabe von zwei unterschiedlichen Personen durchgeführt werden. Zudem können zahlreiche Prozesse durch Unterschriftenregelungen bzw. elektronischen Freigaben geregelt werden, die eine letztendliche Freigabe durch GeschäftsführerIn oder AbteilungsleiterIn erfordern. Die beiden Prinzipien sind jedoch nicht nur im Rechnungswesen anzuwenden, sondern in allen relevanten Unternehmensbereichen zu implementieren.

 

UNSER TIPP

Hinterfragen Sie in regelmäßigen Abständen die Wirksamkeit Ihrer derzeitigen Kontrollvorgänge in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Die getätigten Kontrollen sollten dabei stets schriftlich dokumentiert werden. Sollten Schwachstellen ans Tageslicht treten, so sind diese Lücken jedenfalls rasch durch neue Regelungen zu schließen, die die Funktionsfähigkeit des IKS wiederherstellen.

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