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Die Schonfrist ist vorbei: Zur Vermeidung negativer Überraschungen bei der Kassennachschau

Mit der Einführung der Registrierkassenpflicht wurde die Kassennachschau zu einem Kontroll­schwerpunkt der Finanzpolizei. Im Jahr 2017 ergaben die Überprüfungen, dass 36% der Regis­trierkassenbelege der überprüften Unternehmen falsch waren und sogar 54% der Datenerfas­sungsprotokolle (DEP) Fehler beinhalteten. Die anfangs gewährte Schonfrist ist mittlerweile vorbei. Die Fehler sind unter Strafandrohung innerhalb bestimmter Fristen zu beheben, zudem können Mängel unter Umständen sogar zu Zuschätzungen führen. Damit Sie im Falle einer Finanzpolizeikontrolle optimal vorbereitet sind, haben wir nun die Möglichkeit das DEP Ihrer Registrierkasse vorab zu analysieren sowie die erstellten Belege zu überprüfen.

 

Prüftool zur Analyse des Datenerfasssungsprotokolls (DEP) und Belegprüfung

Es können sowohl bei den erstellten Belegen als auch beim DEP Fehler mit unterschiedlichen Schweregraden auftreten. Während bei doppelten Belegnummern oder lückenhaften Belegnummern eher von keiner Manipulationsgefahr ausgegangen wird, führen bspw. falsche Umsatzzähler, eine falsche Signatur oder eine falsche Belegverkettung automatisch zum Verdacht der Manipulation der Regis­trierkasse. Es kann sich dabei aber grundsätzlich auch um Programmierfehler handeln. Damit solche Fehler nicht erst bei einer Finanz­polizeikontrolle erkannt werden, haben wir ab sofort die Möglichkeit mittels eines speziellen Prüftools das DEP Ihrer Registrierkasse zu analysieren. Für die Analyse benötigen wir das DEP7-Journal als JSON-Datei und den AES-Benutzerschlüssel.

Unsere Prüfung umfasst das Einspielen und Analysieren des DEP-Journals. Sie erhalten zudem eine Information über sämtliche Fehler­meldungen sowie ein vorbereitetes Schreiben, welches an den Kassenhersteller zu übermitteln ist. Dieses Schreiben ist vom Kassenher­steller mit der Information, ob die jeweiligen Fehler behoben oder nicht behoben wurden, zu retournieren.

 

Prüfschritte auf die Sie zusätzlich achten sollten

Wir möchten besonders darauf hinweisen, dass trotz der Nutzung einer Registrierkasse auch andere Verpflichtungen wie bspw. die Dokumentation der Registrierkasse (Handbuch, Logbuch, E131 Formular), die Führung von umsatzrelevanten Hilfsaufzeichnungen, Wareneingangsaufzeichnungen, Kassasturz durch Nachzählen, etc. nicht vergessen werden dürfen. Im Rahmen von Finanzpolizei-kontrollen wird eine Vielzahl an Prüfschritten gesetzt, die auch die Kontrolle oben genannter Verpflichtungen umfassen.

 

UNSER FAZIT

Die Analyse des DEP und der Belege zahlt sich aus, da frühzeitig Fehlerquellen erkannt und behoben werden können. Bei Interesse informiert Sie Ihr/e zuständige/r Betreuer/in gerne über die Kosten der Analyse und vereinbart mit Ihnen gemeinsam die weitere Vorgehensweise.

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