Achtung Registrierkassenkontrolle: Mit diesen Fragen müssen Sie bei einer Kassennachschau rechnen

Mit der Einführung der Registrierkassenpflicht wurde die Kassennachschau zu einem Kontrollschwerpunkt der Finanzpolizei. Betroffen sind davon jene Betriebe, deren Barumsätze mehr als EUR 7.500,- pro Jahr betragen und einen Gesamtumsatz von mindestens EUR 15.000,- pro Jahr aufweisen. Damit Sie auf eine mögliche Finanzpolizeikontrolle optimal vorbereitet sind, geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über den derzeitigen Ablauf einer solchen Kassennachschau.

Gesamtes „Registrierkassenmanagement“ wird hinterfragt

Am Beginn einer Kontrolle werden zunächst allgemeine Daten zum Betrieb erhoben. Danach werden insbesondere folgende Fragestellungen betreffend Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht zu hören sein:

  • Werden Einzelaufzeichnungen über die Bareinnahmen geführt?
  • Werden Barumsätze mit einer Registrierkasse oder elektronischem Aufzeichnungssystem erfasst?
  • Werden für alle Barzahlungen Belege erstellt und den Kunden übergeben?

Wenn Sie registrierkassenpflichtig sind, wird auch nach dem UVA-Zeitraum gefragt, innerhalb dessen beide Umsatzgrenzen (Bar- und Gesamtumsatz) erstmals überschritten wurden. Im Anschluss werden Sie dann dazu aufgefordert, Aussagen über die Zuständigkeiten betreffend Einzelaufzeichnung der Erlöse sowie zur Ermittlung der täglichen Barumsätze zu treffen. Zusätzlich wird nachgefragt, wie die Übertragung der Aufzeichnungen in die Buchhaltung erfolgt.

Wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem in Ihrem Betrieb verwendet wird, sollten Sie zudem darauf vorbereitet sein, genaue Angaben zum Fabrikat, Datum der Inbetriebnahme und zum Lieferanten geben zu können. Außerdem wird nach der Anzahl und den Standorten der Eingabestationen sowie der Belegdrucker gefragt.

Für Export des Datenerfassungsprotokolls muss gesorgt sein

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Kassennachschau betrifft das elektronische Datenerfassungsprotokoll (DEP). Sie müssen wissen, wo dieses geführt und gelagert wird. Zudem sind Sie verpflichtet einen Export auf einen von Ihnen bereitgestellten Datenträger (USB-Stick / CD) durchzuführen. Um die Kriterien zur Datensicherung zu erfüllen, ist es notwendig das Datenerfassungsprotokoll regelmäßig auf einem externen Medium (im Regelfall USB-Stick oder Speicherkarte) zu sichern. Schließlich fordert die Finanzpolizei noch die Unterlagen zur Erlösermittlung der Vortage an. Diese sollten daher immer tagfertig sein.

UNSERE TIPPS

1. Achten Sie darauf, dass der Tagesabschluss zeitgleich zum Geschäftsschluss erfolgt. 2. Lassen Sie sich von Ihrem Kassenhersteller erklären, wie der Datenexport auf einen Datenträger funktioniert. 3. Wir empfehlen Ihnen stets einen (leeren) Datenträger (USB-Stick / CD) bereit zu halten, da dieser vom Unternehmen zur Verfügung zu stellen ist. 4. Informieren Sie sich, ob Ihr Kassensystem die regelmäßige Datensicherung automatisch vornimmt oder ob dies manuell erfolgen muss. 5. Überprüfen Sie den korrekten Inhalt der an die Kunden ausgehändigten Belege.

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