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Ein Auge fürs Detail: Zum sicheren Umgang mit Rechnungen

Immer wieder passiert es, dass Rechnungen durch Ungenauigkeiten oder fehlendem Wissen falsch ausgestellt werden. Um unangenehme Folgen – wie etwa den Verlust des Vorsteuerabzugs für die RechnungsempfängerInnen – zu verhindern, möchten wir Sie auf die notwendigen Rechnungsmerkmale aufmerksam machen.

Notwendige Merkmale sind an Rechnungshöhe geknüpft

Je nach Betragshöhe muss eine Rechnung unterschiedliche Merkmale aufweisen. Grundsätzlich wird zwischen Forderungen bis EUR 400,- (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) und jenen über einem Betrag von EUR 400,- unterschieden. Die Beträge verstehen sich dabei einschließlich der Umsatzsteuer.

Bei Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Merkmale angegeben sein:

  • Name und Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmens,
  • Beschreibung der Lieferung/Leistung,
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung,
  • Gesamtrechnungsbetrag (brutto) für die Lieferung/Leistung,
  • anzuwendender Steuersatz sowie
  • das Ausstellungsdatum.

Übersteigt der Rechnungsbetrag jedoch EUR 400,- sind zusätzlich anzugeben:

  • Name und Anschrift des Empfängers,
  • der konkrete Steuerbetrag,
  • die fortlaufende Rechnungsnummer sowie
  • die UID-Nummer (USt-Identifikationsnummer) des liefernden/leistenden Unternehmens.

Achtung: Rechnungen über EUR 10.000,- (brutto) müssen zudem auch die UID-Nummer des Empfängers beinhalten.

Belegveredelung schützt vor strengen Prüfungen

Mit kurzen, handschriftlichen Vermerken zur besseren Einordung von möglicherweise strittigen Rechnungen kann man so manchem Prüfungsproblem entgehen. Vor allem bei Bewirtungsrechnungen empfiehlt es sich, als Ergänzung gleich darauf festzuhalten mit wem und aus welchem Anlass das Geschäftsessen stattgefunden hat. Diese sogenannte „Belegveredelung“ ist ein ideales Mittel um allzu kritischen PrüferInnen schon vorab entgegenzukommen.

UNSER FAZIT

Je nach Rechnungsbetrag ist es wichtig, dass Ihre Rechnung die verpflichtenden Merkmale beinhaltet, zumal auch die LeistungsempfängerInnen ihren Vorsteuerabzugsanspruch geltend machen möchten. Die Vorgehensweise der Belegveredelung unterstützt Sie zudem bei Ihrer Beweisführung.

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