Man unterscheidet grundsätzlich zwischen der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (= Sollbesteuerung) und der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (= Istbesteuerung). Regelfall ist die Sollbesteuerung. Nach vereinnahmten Entgelten versteuern dürfen nur (i) Freiberufler, (ii) nicht buchführungspflichtige Gewerbetreibende und land- und forstwirtschaftliche Betriebe, und (iii) Unternehmer, die Umsätze aus anderen Tätigkeiten (z. B. Vermietung) erzielen, wenn die Umsätze in einem der beiden vorangegangen Jahre maximal EUR 110.000,- betragen haben.
Im Rahmen der Sollbesteuerung entsteht die Steuerschuld in jenem Monat, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht (vollendet) wurde. Wird die Rechnung erst in einem späteren Monat ausgestellt, verschiebt sich das Entstehen der Steuerschuld um maximal einen Monat. Wird beispielsweise eine Leistung im März erbracht, die Rechnung aber erst im Mai oder später ausgestellt, entsteht die Steuerschuld im April. Die Umsatzsteuer ist demnach in der UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) für den Monat April zu melden und am 15. Tag des zweitfolgenden Monats (15. Juni) fällig. Bei der Istbesteuerung entsteht die Steuerschuld hingegen immer erst zum Zeitpunkt der Zahlung.
Sowohl für Sollbesteuerer als auch Istbesteuerer gilt, dass für den Vorsteuerabzug die Leistung erbracht sein muss und eine Rechnung vorliegt. Nur für den Istbesteuerer ist - mit Ausnahme von Freiberuflergesellschaften und Unternehmen mit Umsätzen von mehr als EUR 2 Mio. - darüber hinaus erforderlich, dass die Leistung auch bereits bezahlt wurde. Für den Istbesteuerer ist somit der Zeitpunkt der Zahlung maßgeblich für das Recht auf den Vorsteuerabzug.
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