Weniger Risiko, mehr Effizienz: Zur Relevanz eines internen Kontrollsystems (IKS)

Unternehmensprozesse optimal auszugestalten, zählt zu den klassischen Manage­mentaufgaben. Bei GmbH‘s ist gemäß § 22 Abs. 1 GmbHG die Geschäftsführung so­gar gesetzlich dazu verpflichtet ein internes Kontrollsystem (IKS) zu führen, „das den Anforderungen des Unternehmens entspricht“. Die Rechtslage deckt sich hier mit den Vorschriften denen auch Aktiengesellschaften, aufsichtsratspflichtige Genossenschaf­ten oder Europäische Gesellschaften unterworfen sind. Die Erkenntnis, dass abseits die­ser Verpflichtung die systematische Einrichtung eines IKS für Unternehmen sämtlicher Größenklassen Vorteile bietet, bleibt jedoch oft unbeachtet.

Ziele und Bestandteile eines IKS

Umfang und Inhalt eines jeden IKS haben sich im Zeitablauf dynamisch an den Bedin­gungen des jeweiligen Betriebes auszurichten. Generell versteht man darunter jedoch sämtliche Maßnahmen und Vorkehrungen mit den Zielen ...

• der Bewahrung des Vermögens des Unternehmens,
• der Gewährleistung der Zuverlässigkeit des Rechnungswesens,
• der Verbesserung der Effizienz betrieblicher Abläufe und
• der Sicherung der Einhaltung der Geschäftspolitik.

Ein IKS besteht dabei im Wesentlichen aus den vier Komponenten: Kontrollumfeld, Risikobeurteilung, Kontrollaktivitäten und Überwachung. Das Kontrollumfeld be­schreibt den Verhaltenskodex der MitarbeiterInnen und Führungskräfte. Innerhalb der Risikobeurteilung thematisiert man die wesentlichen Risiken des Unternehmens und bewertet deren Eintrittswahrscheinlichkeit. Diesen Gefahren sind in weiterer Folge Kontrollaktivitäten und Maßnahmen zuzuordnen. Mit der Überwachung wird letztlich überprüft, ob die vorgegebenen Anweisungen auch tatsächlich eingehalten werden.

Beispielhafte Maßnahmen eines IKS

Für die sinnvolle Umsetzung eines IKS sind Maßnahmen zu formulieren, die sich im Ein­klang mit den Unternehmenszielen und den erhobenen Risiken befinden. Deren Verab­schiedung bringt meist organisatorische Veränderungen mit sich, weshalb hier mit Be­dacht vorzugehen ist. Gängige Maßnahmen sind bspw. die Trennung von Funktionen und Aufgaben, die Durchführung automatisierter Systemkontrollen, die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips oder die Verwendung standardisierter Formulare.