Es kommt immer wieder vor, dass Rechnungen mit dem Hinweis, diese seien noch strittig, nicht an die Buchhaltung übermittelt werden und somit nicht verbucht werden können. Als Hauptargument für diese Vorgehensweise wird angeführt, dass die Verbuchung ein Anerkenntnis der strittigen Rechnung darstellen könnte. In diesem Punkt kann allerdings Entwarnung gegeben werden: Die Verbuchung einer (teilweise) strittigen Rechnung in der Buchhaltung stellt für sich allein noch kein Anerkenntnis der Rechnung dar.
Mögliche Konstellationen strittiger Rechnungen
- Rechnung wird zur Gänze oder überwiegend bestritten
Mögliche Gründe hierfür wären, dass z. B. überhaupt keine Leistung erbracht wurde oder Positionen verrechnet werden, die nicht oder falsch geliefert wurden. In diesen Fällen sollte die Rechnung umgehend an den Lieferanten retourniert und die Ausstellung einer entsprechenden Stornorechnung verlangt werden. Derartige Rechnungen dürfen nicht in die Buchhaltung aufgenommen werden, da diesen keine entsprechenden Lieferungen oder Leistungen für das Unternehmen zugrunde liegen.
- Rechnung wird teilweise bestritten
In diesen Fällen sind die Rechnungspositionen dem Grunde nach korrekt, allerdings bestehen noch Uneinigkeiten im Hinblick auf deren betragsmäßige Höhe. Ungeachtet der Unstimmigkeit über einzelne Rechnungspositionen sind derartige Rechnungen jedenfalls im Monat des Rechnungserhalts in der laufenden Buchhaltung zu erfassen.
Steuerliche Folgen der nicht rechtzeitigen Verbuchung von Eingangsrechnungen
Sollte die Uneinigkeit über den Bilanzstichtag hinaus bestehen und der strittige Betrag nicht wenigstens durch die Bildung einer entsprechenden Rückstellung berücksichtigt werden, weist der Jahresabschluss falsche Werte auf. Bei Rechnungen, die grundsätzlich als Sofortaufwand zu verbuchen wären, kommt es hierdurch zu einem erhöhten Ergebnisausweis. Dies führt zu entsprechenden Einkommen- bzw. Körperschaftsteuerzahlungen. Der Vorsteuerabzug ist grundsätzlich dann vorzunehmen, wenn die Lieferung bzw. Leistung erbracht wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Die Geltendmachung der Vorsteuer in einem späteren Veranlagungszeitraum ist nicht möglich und kann auch nicht nachgeholt werden. Im Falle einer Betriebsprüfung wird die verspätet geltend gemachte Vorsteuer möglicherweise nicht anerkannt.
Grundsätzlich ist die Tatsache, dass eine Eingangsrechnung teilweise strittig ist keine Rechtfertigung, um diese nicht in die laufende Buchhaltung aufzunehmen. Sollten die Unstimmigkeiten betreffend der Rechnung über das Jahresende hinaus andauern, so kann dies sowohl hinsichtlich der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer als auch im Rahmen der Umsatzsteuer zu negativen Folgen führen
