Umsatzsteuerfallen bei Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen: Über die Problematik falsch ausgestellter Rechnungen

Vor allem in und rund um die Baubranche ist es mittlerweile Standard, Anzahlungs-, Schluss- und Teilrechnungen auszustellen. Gerade aus steuerlicher Sicht ist es dabei wichtig, den Unterschied zwischen den einzelnen Rechnungsarten zu kennen, welcher im Ausmaß der von dem/der LeistungserbringerIn bereits erbrachten Leistung liegt.

Abgrenzung von Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnung

Bei der Anzahlungsrechnung stellt der/die UnternehmerIn eine Rechnung über eine noch nicht erbrachte Leistung („Vorausrechnung“ oder „Akonto“) aus. Wenn diese Rechnung alle notwendigen Rechnungsmerkmale enthält, steht dem/der RechnungsempfängerIn mit dieser Rechnung der Vorsteuerabzug im Zeitpunkt der Zahlung zu, obwohl noch gar keine Leistung bezogen wurde. Bei dem/der RechnungsausstellerIn entsteht zeitgleich die Umsatzsteuerschuld.

Wird über bestimmte, bereits fertig gestellte und abgenommene (übergebene) Teilabschnitte abgerechnet, spricht man von einer Teilrechnung. Hier wurde im Gegensatz zu der Anzahlungsrechnung bereits eine Leistung erbracht. Umsatzsteuerlich handelt es sich um eine „normale“ Rechnung, wobei diese grundsätzlich als Teilrechnung bezeichnet werden muss.

Nach der Lieferung bzw. Fertigstellung eines Projektes erfolgt die Endabrechnung in Form einer Schlussrechnung. Sofern zuvor Anzahlungs- und/oder Teilrechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt worden sind, ist bei Schlussrechnungen unbedingt zu beachten, dass die bereits vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge von der Schlussrechnung abzusetzen sind. Erfolgt dieser Abzug nicht oder nicht korrekt, wird die Umsatzsteuer nämlich nochmals geschuldet.

Beispiel für eine korrekte Schlussrechnung:

Korrektur fehlender Rechnungsmerkmale zeitnah vornehmen

Wesentlich ist, dass das Recht auf Vorsteuerabzug nur dann zusteht, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung gemäß § 11 UStG vorliegt. Sollten gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsmerkmale fehlen, steht der Vorsteuerabzug nicht zu. Dies kann im Falle einer Betriebsprüfung zu einem hohen Risiko und zu hohen Nachzahlungen führen. Prinzipiell kann zwar die Rechnung von dem/der Aussteller:in berichtigt werden, allerdings kommt es in der Praxis häufig vor, dass zu einem späteren Zeitpunkt der/die Rechnungsaussteller:in nicht mehr existiert und somit eine Berichtigung nicht mehr möglich ist. In diesen Fällen wird die Umsatzsteuer zum Kostenfaktor.