Fester Arbeitsplatz beim Großkunden: Steuerliche Konsequenzen für Reiseaufwandsentschädigungen

Die Frage, ob ein/e Mitarbeiter:in des Arbeitgebers, der dauerhaft am Standort eines Großkunden tätig ist, Anspruch auf steuerfreie Reiseaufwandsentschädigungen hat, wurde in einem aktuellen Fall vom Verwaltungsgerichtshof (VwGH) entschieden (29.05.2024, Ro 2022/15/0019). Dieses Urteil ist zwar einzelfallbezogen, kann aber weitreichende Auswirkungen auf die Praxis der Steuerfreiheit von Reiseaufwandsentschädigungen haben.

Hintergrund der Entscheidung

Laut § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 können Reiseaufwandsentschädigungen wie Tages- und Nächtigungsgelder steuerfrei ausbezahlt werden, sofern die Tätigkeit außerhalb des üblichen Dienstortes ausgeführt wird. Ziel dieser Regelung ist es, die mit wechselnden Arbeitsplätzen verbundenen Mehraufwendungen auszugleichen. In der zugrunde liegenden Rechtssache betraf dies Mitarbeiter:innen eines Unternehmens, die langfristig in Industriebetrieben eines Großkunden eingesetzt wurden. Das Unternehmen war aufgrund des KV für das eisen- und metallverarbeitende Gewerbe zur Auszahlung der Reiseaufwandsentschädigungen verpflichtet.

Bei einer Prüfung wurde sodann beanstandet, dass solche Tätigkeiten steuerlich nicht mehr als Reisen qualifizieren, da der Standort des Großkunden aufgrund der Dauer und Regelmäßigkeit als „fester Arbeitsplatz“ einzustufen sei.

Kernaussagen des VwGH

Der VwGH bestätigte die Auffassung der Prüforgane und stellte klar, dass ein Arbeitsplatz auch dann als „fester Arbeitsplatz“ betrachtet wird, wenn er sich auf dem Werksgelände eines Großkunden des Arbeitgebers befindet. Entscheidend ist die dauerhafte und regelmäßige Tätigkeit an diesem Ort. Bei Tätigkeiten an einem festen Arbeitsplatz besteht sodann kein Anspruch auf steuerfreie Reiseaufwandsentschädigungen, da die charakteristische „Reiseerschwernis“ entfällt. Es spielt dabei keine Rolle, ob der/die Arbeitgeber:in per Kollektivvertrag zur Auszahlung verpflichtet ist.

Auswirkungen auf die Praxis

Die Entscheidung verdeutlicht, dass bei der steuerlichen Behandlung von Tagesgeldern einige Stolpersteine versteckt sind und Arbeitgeber:innen den Begriff des „Reisens“ restriktiv auszulegen haben. Unternehmen sollten folgende Punkte beachten:

• Langfristige Einsätze bei Kund:innen sind sorgfältig zu prüfen, um steuerliche Risiken zu vermeiden.
• Es kann nicht automatisch eine Steuerbefreiung abgeleitet werden, wenn der/die Arbeitgeber:in per Kollektivvertrag zur Auszahlung von Reiseaufwandsentschädigungen verpflichtet ist.