Erste Schritte in die Personalverrechnung

Kompetente Begleitung für Ihren Start

Sie stehen vor Ihrer ersten Lohnverrechnung? Hier finden Sie alle relevanten Informationen zur Neugründung. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt, damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind und Ihre Dienstnehmer:innen korrekt abgerechnet werden.

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FAQs zur laufenden Personalverrechnung

Wie beeinflusst die Gewerbeberechtigung die korrekte Erstellung der Personalverrechnung?

Die korrekte Erstellung der Personalverrechnung hängt in erster Linie von der Anwendung des richtigen Kollektivvertrages ab und in zweiter Linie von der korrekten Einstufung der Dienstnehmer in die Verwendungsgruppen des Kollektivertrages. Welcher Kollektivvertrag zur Anwendung kommt hängt von der Gewerbeberechtigung ab. Sollten sich Änderungen bei der Gewerbeberechtigung und/oder der Tätigkeiten in Ihrem Betrieb ergeben, erbitten wir um baldmöglichste Information, damit geprüft werden kann ob sich eine Änderung beim Kollektivvertrag ergibt.

Was müssen Sie beachten, wenn Ihr Betrieb neu gegründet wurde, insbesondere in Bezug auf das Neugründungs-Förderungsgesetz?

Wurde Ihr Betrieb neu gegründet? Dann informieren Sie sich bei Ihrer zuständigen Kammer (Wirtschaftskammer, Kammer der Ziviltechniker, Ärztekammer,…)
bezüglich der Befreiungen des Neugründungs-Förderungsgesetzes (NeuFöG). Um die Lohnnebenkostenbefreiungen bei der Lohnverrechnung berücksichtigen zu können benötigen wir von Ihnen die ausgestellte Bestätigung für die Österreichische Gesundheitskasse und das Finanzamt.

Link zur WKO

Was muss bei der Anmeldung von Dienstnehmer:innen zur Österreichischen Gesundheitskasse beachtet werden?

Anmeldungen müssen immer vor Arbeitsantritt an die Österreichische Gesundheitskasse übermittelt werden.
Kommen Personen zum „Schnuppern“ in den Betrieb, müssen diese Personen ebenfalls vor Arbeitsantritt bei der ÖGK angemeldet werden.
Förderungen für Dienstnehmer/innen bei z.B. AMS müssen vor Übermittlung der Anmeldung an die Österreichische Gesundheitskasse mit der jeweiligen auszuzahlenden Stelle besprochen werden. Wird die Anmeldung vor Abklärung der Förderung an die Österreichische Gesundheitskasse übermittelt, können Sie den Förderungsanspruch verlieren.

Auf unserer Website finden Sie unser Anmeldeformular mit allen relevanten Informationen.

Formulare zur Anmeldung

Welche Punkte sind bei der Abfertigung Neu für Dienstverhältnisse, die nach dem 01.01.2003 gegründet wurden, zu beachten?

Für Dienstverhältnisse welche nach dem 01.01.2003 gegründet wurden, müssen monatlich 1,53% der Bruttolöhne bzw. -gehälter für die Abfertigung Neu bezahlt werden. Ihre Hausbank ist Ihnen bei dem Antrag für eine Mitarbeitervorsorgekasse behilflich.
Untenstehend eine Liste mit den bestehenden Mitarbeitervorsorgekassen.

Link zur WKO

Welche Verpflichtungen haben Arbeitgeber:innen bezüglich des Dienstzettels und warum ist ein Dienstvertrag empfehlenswert?

Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, Arbeitnehmer:innen unverzüglich nach Beginn des Dienstverhältnisses einen Dienstzettel auszuhändigen. Bei dem Dienstzettel handelt es sich um eine schriftliche Wissenserklärung des/der Arbeitgeber:in sowie um ein Protokoll der mündlich vereinbarten Konditionen. Die Unterschrift des/der Arbeitnehmer:in auf dem Dienstzettel bestätigt lediglich den Erhalt des Dienstzettels und ist nicht als Einverständnis zu deuten. Wir empfehlen daher mit allen Arbeitnehmer:innen einen Dienstvertrag abzuschließen, da hier der/die Dienstnehmer:in mit der Unterschrift auch sein Einverständnis zu den festgehaltenen Konditionen gibt. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung eines Dienstzettels / Dienstvertrages.

Welche Fristen gelten für die Fälligkeit der Abgaben an die Körperschaften?

Die Abgaben an die Körperschaften (Österreichische Gesundheitskasse, Finanzamt und Gemeinde / Magistrat) sind jeweils am 15. des Folgemonats fällig. Fällt der 15. des Folgemonats auf einen Sonn- oder Feiertag müssen die Abgaben erst am darauffolgenden Werktag überwiesen werden.

Welche Regelungen gelten für die Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Pausen sowie für Überstunden und Mehrarbeit?

Beginn und Ende der Arbeitszeiten sowie der Pausen müssen täglich aufgezeichnet werden. Eine Ausnahme gibt es bei fix vereinbarten Arbeitszeiten im Dienstvertrag. In diesem Fall müssen lediglich die Abweichungen bzw. dass es keine Abweichungen gegeben hat aufgezeichnet werden.

• Beträgt die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit mehr als sechs Stunden, so ist die Arbeitszeit durch eine Ruhepause von mindestens einer halben Stunde zu unterbrechen.
• Die Höchstarbeitszeit pro Tag beträgt zwölf Stunden. Der Kollektivvertrag kann eine niedrigere Höchstarbeitszeit pro Tag vorschreiben.
• Bei Vollzeit Dienstnehmer:innen sind Überschreitungen der täglichen und wöchentlich vereinbarten Normalarbeitszeit Überstunden, welche mit einem Zuschlag in Zeit oder Geld abzugelten sind. Wie hoch dieser Zuschlag ist legt der Kollektivvertrag fest.
• Leisten Teilzeit-Dienstnehmer:innen mehr als ihre vereinbarte Normalarbeitszeit handelt es sich um Mehrarbeit, welche mit einem 25%igen Zuschlag abzugelten ist.
• Teilzeit-Dienstnehmer:innen haben gemäß dem Arbeitszeitgesetz einen Durchrechnungszeitraum von 3 Monaten, innerhalb welchem die Mehrstunden auf- und abgebaut werden können. Wird kein anderer Zeitraum schriftlich vereinbart, ist der Durchrechnungszeitraum mit dem Quartal gleichzusetzen. Mehrstunden am Ende des Durchrechnungszeitraumes sind mit einem 25%igen Zuschlag aufzuwerten.
• Überstunden entstehen bei Überschreitung der täglichen und wöchentlichen vereinbarten Normalarbeitszeit der Vollzeit-Dienstnehmer:innen.
• Gerne können Sie uns Ihre Arbeitszeitaufzeichnungen zur Kontrolle übermitteln.
• Nichtleistungszeiten wie Urlaub, Krankenstand, Arztbesuche, …. können von uns verwaltet werden.
• Ist ein fixes Arbeitszeitmodell bei Ihren Dienstnehmer:innen nicht möglich, beraten wir Sie auch gerne bezüglich der flexiblen Arbeitszeitmodelle z.B. Gleitzeit, Durchrechnungszeitraum, …

Was müssen Sie beachten, wenn Dienstnehmer:innen außerhalb des ständigen Betriebsortes arbeiten, insbesondere hinsichtlich Diäten und Dokumentation?

Arbeiten Dienstnehmer:innen außerhalb des ständigen Betriebsortes, besteht grundsätzlich der Anspruch auf Diäten. Zu beachten ist, dass spezielle Aufzeichnungen bei Dienstreisen erstellt werden müssen. Fahren die Dienstnehmer:innen in das Ausland muss eine A1-Bescheinigung mitgeführt werden. Diese bestätigt im Ausland, dass der Dienstnehmer in Österreich versichert ist.

Welche Anforderungen gelten für die Dokumentation von Telearbeits-Tagen und wie beeinflussen sie die Pendlerpauschale?

Seit 01.01.2021 müssen Telearbeits-Tage dem Finanzamt bekanntgegeben werden. Als Telearbeits-Tag gilt ein Tag der ausschließlich mit Telearbeit verbracht wurde. Wenn an dem gleichen Tag eine Fahrt in die Arbeitsstätte oder eine Dienstreise stattfand, gilt dieser Tag nicht als Telearbeits-Tag. Gibt es Fahrten zum Arzt oder zum nächstliegenden Supermarkt zum Kauf einer Jause so gilt dieser Tag weiterhin als Telearbeits-Tag.

Auf den Arbeitszeitaufzeichnungen muss ein Vermerk erfolgen, dass an jenem Tag ausschließlich in Telearbeit gearbeitet wurde. Diese Tage müssen uns bekannt gegeben werden, damit wir diese in der Personalverrechnung berücksichtigen können. Sollte der/die Arbeitnehmer:in Anspruch auf eine Pendlerpauschale haben und aus Telearbeit arbeiten, kann es zu einer Kürzung der Pendlerpauschale kommen.

Was sollten Sie tun, wenn Sie ein Schreiben über eine Pfändung oder Exekution eines Ihrer Arbeitnehmer:innen erhalten?

Sollten Sie vom Gericht ein Schreiben erhalten bezüglich einer Pfändung / Exekution einer Ihrer Arbeitnehmer:innen, müssen Sie dieses Schreiben sofort Ihren/Ihrer Sachbearbeiter:in der Personalverrechnung übermitteln. Wichtig ist keine Zahlung eigenmächtig vorzunehmen, da es verschiedene Vorschriften zu berücksichtigen gilt.

Welche steuerlichen Auswirkungen hat es, wenn ein:e Arbeitnehmer:in von Ihnen einen Sachbezug wie ein KFZ oder eine Wohnung erhält?

Erhält ein:e Arbeitnehmer:in von Ihnen ein KFZ, eine Wohnung oder eine sonstige Sachzuwendung handelt es sich um einen Vorteil aus dem Dienstverhältnis und es muss ein Sachbezug angesetzt werden. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir beraten Sie gerne.

Wie wird der Urlaubsanspruch für Arbeitnehmer:innen berechnet und welche Besonderheiten gelten nach einer Dienstzeit bei dem/der selben Arbeitgeber:in von 25 Jahren?

Der Urlaubsanspruch richtet sich nach dem vereinbarten Arbeitszeitmodell. Wird der Urlaubsanspruch in Tagen verwaltet, so werden die vereinbarten Arbeitstage mal 5 Wochen gerechnet. Beispiel: Es ist vereinbart, dass eine Dienstnehmerin immer Montag – Mittwoch arbeitet: 3 Arbeitstage mal 5 Wochen = 15 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr. Auch eine Verwaltung in Stunden ist möglich. Diese kann gewünscht werden, wenn die vereinbarte Arbeitszeit nicht täglich gleich ist und somit ein Urlaubstag unterschiedlich gewichtet ist.

Nach einer Dienstzeit bei dem/der selben Arbeitgeber:in von 25 Jahren steht Arbeitnehmer:innen eine 6. Urlaubswoche zu. Bei diesen 25 Jahren müssen jedoch auch Vordienstzeiten von fremden Arbeitgeber:innen sowie Schul- und Studienzeiten angerechnet werden. Um diese Anrechnung korrekt vornehmen zu können benötigen wir einen Versicherungsdatenauszug. Diesen kann der/die Arbeitnehmer:in entweder telefonisch bei der Österreichischen Gesundheitskasse oder mittels der Handysignatur online beantragen.

Welche Regelungen und Fristen sind bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses zu beachten?

Um ein Dienstverhältnis beenden zu können gibt es verschiedene Punkte zu beachten.

Ohne Einhaltung von Fristen und Terminen kann das Dienstverhältnis in der Probezeit aufgelöst werden. Ob es eine Probezeit gibt und wie lange diese dauert regelt der Kollektivvertrag. Die Probezeit sollte unbedingt im Dienstvertrag vereinbart sein.

Möchten Arbeitgeber:in oder Arbeitnehmer:in einseitig das Dienstverhältnis nach Ablauf der Probezeit auflösen sind Kündigungsfristen und -termine einzuhalten, welche je nach Kollektivvertrag variieren. Beim Kündigungstermin handelt es nicht um den Zeitpunkt der Aussprache der Kündigung, sondern um das Ende des Dienstverhältnisses. Die Kündigungsfrist muss bis zum Kündigungstermin abgelaufen sein.

Erfolgt die Auflösung des Dienstverhältnisses im Einverständnis zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in müssen keine Fristen oder Termine eingehalten werden. Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in können frei einen Termin vereinbaren.

Sollte sich ein:e Arbeitnehmer:in etwas zuschulden kommen lassen, beraten wir Sie gerne, ob diese Tat einen Entlassungsgrund auslöst. Sollte eine Entlassung ausgesprochen werden, obwohl kein Entlassungsgrund vorlag muss eine Kündigungsentschädigung bezahlt werden.
Wird schon vor Beginn des Dienstverhältnisses ein Termin zur Beendigung vereinbart (Ferialarbeitnehmer:in, Karenzvertretungen usw.) handelt es sich um ein befristetes Dienstverhältnis. Dienstverhältnisse bei welchen ein Enddatum unter sechs Monaten vereinbart wird können nicht durch eine Kündigung seitens Arbeitgeber:in aufgelöst werden. Sollte das befristet Dienstverhältnis länger als sechs Monate dauern, kann eine Kündigungsmöglichkeit vereinbart werden.

Wie können Arbeitnehmer:innen ihre Lohn- und Gehaltszettel direkt auf ihre private E-Mail-Adresse erhalten?

Wir bieten die Möglichkeit, dass Arbeitnehmer:innen von uns die Lohn- und Gehaltszettel direkt auf ihre private E-Mail-Adresse übermittelt bekommen. Alles was wir dazu benötigen sind die E-Mail-Adresse sowie ein individuelles Passwort je Dienstnehmer:in.

Welche Vorteile bieten Datenträger für die Überweisung von Gehältern und Abgaben an Mitarbeiter:innen und Körperschaften?

Damit Sie nicht jede einzelne Überweisung an Ihre Mitarbeiter:innen und die Körperschaften händisch erfassen müssen, können wir Ihnen gerne Datenträger übermitteln. Sie ersparen sich damit die monatliche Eingabe der Überweisungen und verringern die Chance einer Mahnung auf Grund einer fehlerhaften Buchung an die Körperschaften.

Was sollten Sie tun, wenn sich Änderungen bei Ihren Dienstnehmer:innen ergeben?

Sollten sich bei Ihren Dienstnehmer:innen Änderungen ergeben wie z.B. Änderung der Adresse, der Bankverbindung, der Arbeitszeit, … bitten wir Sie um zeitnahe Bekanntgabe an Ihre:n Sachbearbeiter:in im Personalmanagement.

Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.

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