Mehr Liquidität durch ein optimiertes Mahnwesen: Schritte zur raschen Begleichung einer offenen Rechnung

Einerseits möchte man das Geld für noch nicht bezahlte Leistungen erhalten, aber andererseits Kundinnen und Kunden nicht verärgern, geschweige denn verlieren. Diese Gratwanderung ist nur mit einem guten Mahnablauf zu bewältigen. Wichtige Hinweise dazu, haben wir für Sie aufbereitet.

Erste Schritte: Zahlungserinnerung und Mahnschreiben

Der Mahnablauf setzt sich aus Zahlungserinnerung(en), dem eigentlichen Mahnschreiben mit und ohne Fristsetzung sowie letztend­lich aus gerichtlichen Schritten zusammen. Ziel bleibt dabei stets die Begleichung des unbezahlten Rückstands, um die Liquidität des Unternehmens zu sichern bzw. zu verbessern.

Grundsätzlich ist es laut Österreichischem Recht nicht notwendig überhaupt zu mahnen, da eine Klage sofort nach Fälligkeit einge­bracht werden kann. In der Praxis ist es jedoch üblich, nach Ablauf der Zahlungsfrist Erinnerungs- bzw. Mahnschreiben zu versenden. Eine regelmäßige Kontrolle der offenen Zahlungsfristen gewährleistet einen erfolgreichen Mahnverlauf. Dabei ist unbedingt auf die dreijährige Verjährungsfrist zu achten, da danach Rechnungen nicht mehr gerichtlich geltend gemacht werden können.

Generell gelten für einen Mahnprozess keine Formvorschriften. Die Zahlungserinnerung kann bspw. mündlich oder schriftlich erfolgen, um den offenen Saldo (eventuell zuzüglich Verzugszinsen) bis zu einem vorgegebenen Termin „einlangend am …“ (wertgestellt) zu kommunizieren. Das Mahnschreiben erfolgt hingegen in der Regel schriftlich und unter Androhung gerichtlicher Schritte (Klage).

Weitere Schritte: Ratenvereinbarungen und rechtliche Schritte

Sollten die bisherigen Zahlungsaufforderungen erfolglos geblieben sein, besteht die Möglichkeit, Schuldner:innen (telefonisch) um einen geeigneten Ratenzahlungsvorschlag bis zu einer bestimmten Frist zu ersuchen. Die getroffene Ratenvereinbarung sollte dabei unbedingt schriftlich festgehalten werden und die Höhe/Fälligkeit der einzelnen Raten sowie den Hinweis auf entstehenden Terminsverlust bei nicht fristgerechter Bezahlung einer Rate enthalten. Durch diesen Zusatz wird klargestellt, dass bei der Nichteinhaltung (auch nur einer einzelnen Rate) die gesamte unberichtigt aushaftende Forderung sofort zur Zahlung fällig wird.

Sollte auch diese Option nicht zum gewünschten Ergebnis führen, bleibt nur noch das Einleiten rechtlicher Schritte. In diesem Fall wird also die Weiterleitung Ihrer Forderungen an ein Rechtsanwalts- oder Inkassobüro zur (außer)gerichtlichen Eintreibung nötig.