Unternehmen, die eine (manipulationssichere) Registrierkasse im Einsatz haben, müssen monatlich, vierteljährlich und am Jahresende gewisse Arbeitsschritte erledigen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen (siehe auch: Sicheres Arbeiten mit der Registrierkasse: Regelmäßige Aufgaben im laufenden Betrieb ab 1. April 2017). Wir haben für Sie diese Erfordernisse nochmals ausführlich aufbereitet.
Am letzten Arbeitstag eines jeden Monats ist ein Kassenabschluss zu erstellen. Im Normalfall wird dieser nach Arbeitsende – also als letzter Beleg des Tages – durch eine Funktion des Kassensystems ausgeführt. Steht Ihnen bei Ihrem Kassasystem diese Funktion nicht zur Verfügung, so ist ein Nullbeleg (wenn möglich, mit der Positionsbezeichnung „Monatsabschluss“) zu erzeugen. Ein vollständiges Datenerfassungsprotokoll muss hingegen mindestens alle drei Monate auf einem externen Speicher, wie z. B. USB-Stick, externe Festplatte, CD, etc. gesichert werden. Wir empfehlen hierbei eine Sicherung direkt nach dem Monatsabschluss. Für diese Daten gilt die siebenjährige Aufbewahrungspflicht.
Unabhängig von Ihrem gewählten Wirtschaftsjahr muss am Jahresende, nach der letzten Kassenbuchung, stets der Jahresbeleg ausgedruckt und überprüft werden. Dieser entspricht dem Monatsabschluss Dezember. Die Kontrolle des Jahresbelegs ist mittels der Belegcheck-App des BMF vorzunehmen. Sie benötigen hierfür Ihren Authentifizierungscode (= 12-stelliger Code) von FinanzOnline und die installierte Belegcheck-App auf Ihrem Handy oder Tablet. Dieser Vorgang ist also mit Überprüfung des Startbelegs deckungsgleich. Folgende Schritte sind der Reihe nach zu erledigen:
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