Die Digitalisierung macht auch vor der Mehrwertsteuer nicht halt: Mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ (VIDA) rücken E-Rechnung und E-Reporting in den Fokus. Während europäische Regelungen noch ausstehen, führt Deutschland ab dem 1. Jänner 2025 erste verpflichtende Vorgaben für die E-Rechnung ein. Dieser Beitrag beleuchtet die Neuerungen und deren Auswirkungen auf Unternehmen in und außerhalb Deutschlands.
Die Definition der Rechnung findet sich im deutschen Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 1 UStG). Bisher waren Rechnungen auf Papier oder in elektronischer Form – wie PDF, JPEG oder PNG – zulässig, wobei eine elektronische Übermittlung der Zustimmung der Empfänger:innen bedurfte.
Im Gegensatz dazu sind E-Rechnungen im neuen Verständnis als semantisches Datenformat gestaltet. Sie ermöglichen einen medienbruchfreien Import in verarbeitende Systeme und basieren auf XML-Standards, die primär für maschinelle Verarbeitung konzipiert sind und nur mit geeigneter Software maschinenlesbar.
Ab 1. Jänner 2025 wird der Begriff der E-Rechnung im deutschen UStG neu definiert. Eine E-Rechnung liegt künftig vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder so gestaltet sein, dass die Pflichtangaben in ein EN-konformes Format extrahiert werden können. Beispiele hierfür sind Xstandard oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Alle Rechnungen, die diesen Anforderungen nicht genügen, wie etwa Papierrechnungen oder PDFs, gelten ab 2025 als „sonstige Rechnungen“.
Die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung gilt für B2B-Umsätze, die in Deutschland steuerbar sind, und setzt die Ansässigkeit beider Parteien für Umsatzsteuerzwecke in Deutschland voraus. Die Einführung erfolgt stufenweise:
Die doppelte Ansässigkeit (Leistende:r und Leistungsempfänger:in) könnte zunächst den Eindruck erwecken, dass ausländische Unternehmen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind. Verfügen sie jedoch über eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland, gelten ihre Umsätze als inländisch und unterliegen ebenfalls der Pflicht zur E-Rechnung.
Zudem wird in der Praxis bei umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen oft pauschal von einer deutschen Ansässigkeit ausgegangen. Dadurch könnten sie ab 2025 faktisch von deutschen Lieferanten zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet werden. Ein weiterer Einflussfaktor sind deutsche Kund:innen, insbesondere Großkonzerne, die nach einer Systemumstellung verstärkt auf die Ausstellung von E-Rechnungen durch ausländische Lieferant:innen drängen könnten. Die tatsächliche Verbreitung wird jedoch davon abhängen, wie viele Unternehmen frühzeitig auf die neue Technologie umstellen werden.
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