Ein Unternehmen ist erst dann zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, wenn eine Lieferung oder sonstige Leistung im Namen der Firma bezogen und der dabei fรคllige Steuerbetrag in Form einer Rechnung gesondert an das Unternehmen ausgewiesen wurde. Seit 2013 darf die Rechnungszustellung nun bereits auf elektronischem Wege, ohne die zwingende Verwendung einer digitalen Signatur, erfolgen. Welche Dinge dabei dennoch zu berรผcksichtigen sind, mรถchten wir Ihnen nun nachfolgend mitteilen.
Einem liefernden/leistenden Unternehmen stehen seit dem 1. Jรคnner 2013 viele Mรถglichkeiten der elektronischen Rechnungsรผbermittlung offen. So bleibt es in erster Linie dem Unternehmen รผberlassen, ob es die E-Rechnung als E-Mail-Text, im E-Mail-Anhang, als Webdownload, SMS/MMS oder E-Fax versendet. Weiters ist auch vรถllig unerheblich, welches elektronische Format (z. B. .pdf, .doc, .xml, .rtf, .jpg, etc.) dabei zum Einsatz kommt, solange nur die Unverรคnderbarkeit des Rechnungsinhalts gewahrt bleibt. Der/Die RechnungsempfรคngerIn kann die gewรคhlte Vorgehensweise jedoch auch ablehnen, weshalb vorab eine geeignete Vorgehensweise zu definieren ist, die ggf. auch Eingang in die Allgemeinen Geschรคftsbedingungen (AGBs) finden sollte. Die Zustimmung der RechnungsempfรคngerInnen kann dabei auch schlรผssig erfolgen.
Achtung: Werden Rechnungen mehrfach ausgestellt (z. B. E-Rechnung und Papierrechnung), so ist ein Hinweis auf diese Mehrfachยญรผbermittlung in die Rechnung aufzunehmen, um eine (zusรคtzliche) Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung zu verhindern.
Wie bei der herkรถmmlichen Papierrechnung, so hat auch die E-Rechnung sรคmtliche notwendigen Rechnungsmerkmale (siehe Artikel: Ein Auge fรผrs Detail: Zum sicheren Umgang mit Rechnungen) aufzuweisen. Zusรคtzlich sind bei der E-Rechnung jedoch die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsยญdauer (i. d. R. fรผr 7 Jahre; bei Immobilien i. d. R. fรผr 12 bzw. 22 Jahre) zu gewรคhrleisten. Deren inhaltliche รberprรผfung obliegt dabei dem Rechnungsadressaten. Wie dieser dabei vorgeht, d. h. welches โinnerbetriebliche Steuerungsverfahrenโ zum Einsatz kommt, bleibt diesem selbst รผberlassen. Dies kann bspw. durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen geschehen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschรคftlichen Unterlagen (z. B. Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein). Fรผr die Herstellung einer verlรคsslichen Verbindung zwischen der jeweiligen E-Rechnung und dem zugrunde liegenden Umsatz ist ein nachvollziehbarer Prรผfpfad anzufรผhren.
โ*โ zeigt erforderliche Felder an