Es kommt immer wieder vor, dass Rechnungen mit dem Hinweis, diese seien noch strittig, nicht an die Buchhaltung รผbermittelt werden und somit nicht verbucht werden kรถnnen. Als Hauptargument fรผr diese Vorgehensweise wird angefรผhrt, dass die Verbuchung ein Anerkenntnis der strittigen Rechnung darstellen kรถnnte. In diesem Punkt kann allerdings Entwarnung gegeben werden: Die Verbuchung einer (teilweise) strittigen Rechnung in der Buchhaltung stellt fรผr sich allein noch kein Anerkenntnis der Rechnung dar.
Mรถgliche Konstellationen strittiger Rechnungen
- Rechnung wird zur Gรคnze oder รผberwiegend bestritten
Mรถgliche Grรผnde hierfรผr wรคren, dass z. B. รผberhaupt keine Leistung erbracht wurde oder Positionen verrechnet werden, die nicht oder falsch geliefert wurden. In diesen Fรคllen sollte die Rechnung umgehend an den Lieferanten retourniert und die Ausstellung einer entsprechenden Stornorechnung verlangt werden. Derartige Rechnungen dรผrfen nicht in die Buchhaltung aufgenommen werden, da diesen keine entsprechenden Lieferungen oder Leistungen fรผr das Unternehmen zugrunde liegen.
- Rechnung wird teilweise bestritten
In diesen Fรคllen sind die Rechnungspositionen dem Grunde nach korrekt, allerdings bestehen noch Uneinigkeiten im Hinblick auf deren betragsmรครige Hรถhe. Ungeachtet der Unstimmigkeit รผber einzelne Rechnungspositionen sind derartige Rechnungen jedenfalls im Monat des Rechnungserhalts in der laufenden Buchhaltung zu erfassen.
Steuerliche Folgen der nicht rechtzeitigen Verbuchung von Eingangsrechnungen
Sollte die Uneinigkeit รผber den Bilanzstichtag hinaus bestehen und der strittige Betrag nicht wenigstens durch die Bildung einer entsprechenden Rรผckstellung berรผcksichtigt werden, weist der Jahresabschluss falsche Werte auf. Bei Rechnungen, die grundsรคtzlich als Sofortaufwand zu verbuchen wรคren, kommt es hierdurch zu einem erhรถhten Ergebnisausweis. Dies fรผhrt zu entsprechenden Einkommen- bzw. Kรถrperschaftsteuerzahlungen. Der Vorsteuerabzug ist grundsรคtzlich dann vorzunehmen, wenn die Lieferung bzw. Leistung erbracht wurde und eine ordnungsgemรครe Rechnung vorliegt. Die Geltendmachung der Vorsteuer in einem spรคteren Veranlagungszeitraum ist nicht mรถglich und kann auch nicht nachgeholt werden. Im Falle einer Betriebsprรผfung wird die verspรคtet geltend gemachte Vorsteuer mรถglicherweise nicht anerkannt.
Grundsรคtzlich ist die Tatsache, dass eine Eingangsrechnung teilweise strittig ist keine Rechtfertigung, um diese nicht in die laufende Buchhaltung aufzunehmen. Sollten die Unstimmigkeiten betreffend der Rechnung รผber das Jahresende hinaus andauern, so kann dies sowohl hinsichtlich der Einkommen- bzw. Kรถrperschaftsteuer als auch im Rahmen der Umsatzsteuer zu negativen Folgen fรผhren