Update und Auffrischung zur Registrierkassenpflicht: Laufende Handhabung und prüfungsvorbereitende Maßnahmen

Seit 2016 gilt in Österreich eine Registrierkassenpflicht samt Belegerteilungs- und Belegannahmepflicht. Das bedeutet, dass alle Bareinnahmen einzeln mit einer elektronischen Registrierkasse erfasst werden müssen. In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Registrierkassenpflicht und helfen dabei, Ihr Wissen zum Thema aufzufrischen, um potenziellen Schwierigkeiten vorzubeugen.

Wann besteht Registerkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht besteht bei Überschreitung der Jahresgrenzen (Umsatz von EUR 15.000,- und Barumsätze von EUR 7.500,-). Erst wenn beide Grenzen überschritten werden, muss das Unternehmen ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem besitzen. Ausnahmen bzw. Erleichterungen gelten für Umsätze im Freien („Kalte-Hände-Regelung“) und für mobile Gruppen (z. B. Masseure), die ihre Umsätze außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen. Zu beachten ist, dass unabhängig von der Registrierkassenpflicht jegliche Bareinnahmen einzeln aufzuzeichnen sind und für jeden Barbeleg eine Belegerteilungs- und Belegannahmepflicht besteht.

Laufende Handhabung der Registrierkassenpflicht

Jede Registrierkasse benötigt ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) und eine dem Unternehmen zugeordnete Sicherheitseinrichtung (Zertifikat), um die Belege korrekt signieren zu können. Zu Beginn der Inbetriebnahme muss die Registrierkasse samt Sicherheitseinrichtung in FinanzOnline angemeldet und ein Startbeleg übermittelt werden. Beides kann von einer Parteienvertretung oder vom Unternehmen selbst vorgenommen werden, eventuell ist jedoch vorab ein Webuser anzulegen. In weiterer Folge ist es wichtig, den Jahresbeleg zu übermitteln (Prüfung des Jahresbelegs bis 15.02. des Folgejahres), Ausfälle und Wiederinbetriebnahmen binnen 48 Stunden zu melden, regelmäßige Datensicherungen zu erstellen (quartalsweise Sicherung: Aufbewahrungsfrist gilt auch digital) und den Monatsabschluss durchzuführen. Auch auf das Ablaufdatum der Zertifikate ist zu achten.

Vorbereitung auf eine Prüfung unter der Registrierkassenpflicht

Während der Corona-Pandemie und im Anschluss fanden nur wenige Kassenprüfungen durch die Finanzbehörden statt. In den kommenden Monaten ist aber mit einem steigenden Prüfungsaufkommen zu rechnen, weshalb wir empfehlen, das eigene Wissen aufzufrischen und folgende Sachverhalte zu überprüfen, welche bei einer Prüfung angefordert werden:

• Ist es jederzeit möglich, einen Nullbon auszudrucken?
• Kann ein DEP 7 Journal (JSON-Datei) für einen (von den Prüforganen) vorgegeben Zeitraum exportiert werden?
• Kann ein Journal E131 BAO exportiert werden?
• Ist bekannt, welche Posten in der Kasse als Durchläufer gelten und wie Gutscheine erfasst werden bzw. Welche Art von Gutscheinen vorkommen?
• Ist ein Ordner griffbereit, in dem kassenrelevante Dokumente aufbewahrt werden (z. B. Preisänderungen, Feststellungen über Fehler im Programm, Systemänderungen, Beschreibung der Sicherheitseinrichtung vom Kassenhersteller, etc.)?
• Sind die Mitarbeiter:innen instruiert, was im Falle einer Überprüfung zu tun ist, wenn die Geschäftsführung gerade nicht zugegen ist?