Seit 1. Jänner 2016 gibt es die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, seit 1. Mai 2016 gilt die Registrierkassenpflicht und seit Ende August 2016 hat man die Möglichkeit die Kassen im FinanzOnline zu registrieren. Mit 1. April 2017 tritt nun die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V) in Kraft. Das bedeutet, dass jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zur Manipulationssicherheit versehen sein muss und Belege eine elektronische Signatur aufweisen müssen. Klären Sie daher so bald wie möglich mit Ihrem Kassenhersteller/Softwarehersteller ab wie weit die technische Umsetzung gediehen ist. Folgende Empfehlung (Fünf-Schritte-Plan des BMF) können wir Ihnen geben, um eine entspannte Registrierung zu unterstützen.
- Beschaffung der Signaturkarte
Zunächst muss bei einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter (in Österreich: A-Trust, Globaltrust oder PrimeSign) ein Signatur- bzw. Siegelzertifikat erworben werden. Manche Händler/Softwarefirmen übernehmen das für ihre Kunden. Benötigt werden dafür Steuernummer sowie die UID-Nummer oder GLN-Nummer.
- Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse
Die Initialisierung bezeichnet den Vorgang der Verbindung der Signatur- und Siegelerstellungseinheit mit der Registrierkasse. Diese „Aktivierung“ der Kassensoftware wird oft auch als Service angeboten. Eine problemlose Aktivierung bekommt jedoch zumeist auch ein/e technikaffine/r MitarbeiterIn zu Stande (Benutzerschlüssel AES-256).
- Erstellung des Startbeleges
Für die Erstellung des Startbelegs ist ein Nullumsatz zu bonieren. Dies gewährleistet eine sichere Verkettung mit den späteren Realumsätzen der Registrierkasse.
- Registrierung der beschafften Signaturkarte und manipulationssicheren Registrierkasse über FinanzOnline
Wurden bis jetzt alle Schritte korrekt durchgeführt, so kann die Kasse nun im Finanz-Online registriert werden.
- Prüfung des Startbelegs mittels der Prüf-App „BMF Belegcheck“
Der Prozess der Kassenanmeldung kann erst dann abgeschlossen werden, wenn der vom Kassensystem erzeugte Startbeleg von der Prüf-App des BMF kontrolliert wurde. Die vom BMF entwickelte App überprüft, ob mit dem Authentifizierungscode die Daten des QR-Codes gelesen werden können. Wenn der vorgelegte Startbeleg gesetzeskonform eingestuft wurde, ist der Registrierungsprozess beendet und die Kasse manipulationssicher.
Eine frühzeitige Erprobung des Fünf-Schritte-Plans kann Ihnen viele Sorgenfalten ersparen. Setzen Sie diesen daher auf Ihre To-Do-Liste bzw. treten Sie mit uns in Kontakt, damit wir Sie hinsichtlich der korrekten Umsetzung beraten können.
