Unternehmensprozesse optimal auszugestalten, zählt zu den klassischen Managementaufgaben. Bei GmbH‘s ist gemäß § 22 Abs. 1 GmbHG die Geschäftsführung sogar gesetzlich dazu verpflichtet ein internes Kontrollsystem (IKS) zu führen, „das den Anforderungen des Unternehmens entspricht“. Die Rechtslage deckt sich hier mit den Vorschriften denen auch Aktiengesellschaften, aufsichtsratspflichtige Genossenschaften oder Europäische Gesellschaften unterworfen sind. Die Erkenntnis, dass abseits dieser Verpflichtung die systematische Einrichtung eines IKS für Unternehmen sämtlicher Größenklassen Vorteile bietet, bleibt jedoch oft unbeachtet.
Umfang und Inhalt eines jeden IKS haben sich im Zeitablauf dynamisch an den Bedingungen des jeweiligen Betriebes auszurichten. Generell versteht man darunter jedoch sämtliche Maßnahmen und Vorkehrungen mit den Zielen ...
Ein IKS besteht dabei im Wesentlichen aus den vier Komponenten: Kontrollumfeld, Risikobeurteilung, Kontrollaktivitäten und Überwachung. Das Kontrollumfeld beschreibt den Verhaltenskodex der MitarbeiterInnen und Führungskräfte. Innerhalb der Risikobeurteilung thematisiert man die wesentlichen Risiken des Unternehmens und bewertet deren Eintrittswahrscheinlichkeit. Diesen Gefahren sind in weiterer Folge Kontrollaktivitäten und Maßnahmen zuzuordnen. Mit der Überwachung wird letztlich überprüft, ob die vorgegebenen Anweisungen auch tatsächlich eingehalten werden.
Für die sinnvolle Umsetzung eines IKS sind Maßnahmen zu formulieren, die sich im Einklang mit den Unternehmenszielen und den erhobenen Risiken befinden. Deren Verabschiedung bringt meist organisatorische Veränderungen mit sich, weshalb hier mit Bedacht vorzugehen ist. Gängige Maßnahmen sind bspw. die Trennung von Funktionen und Aufgaben, die Durchführung automatisierter Systemkontrollen, die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips oder die Verwendung standardisierter Formulare.
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